Informazioni sul modello di Matrice di Priorità
Cos'è una matrice di priorità?
Una matrice di priorità ti guida a concentrarti sugli obiettivi a lungo termine fornendo una struttura per dare priorità a quelli essenziali. È uno strumento decisionale che aiuta gli utenti a selezionare solo i compiti importanti e assicura che non vengano messi da parte da attività impreviste e urgenti.
Questa struttura consente ai project manager di creare un processo decisionale semplice e identificare quali attività o elementi devono avere la priorità. Quando si pianificano progetti aziendali complessi, è necessario un sistema per ottimizzare e categorizzare i compiti in base alla loro importanza e durata. Il modello può essere utile anche per vari lavori, inclusi processi aziendali, progetti operativi e altri progetti gestionali complessi. Con tutte le innovazioni attuali nella creazione di diagrammi, il modello di matrice di priorità può sempre essere personalizzato, ma è principalmente progettato per misurare il livello, l'urgenza e l'impatto delle attività.
Il modello è molto utile poiché è molto semplice e funge da strumento di gestione per chi ha bisogno di più di una semplice lista delle cose da fare. Può essere una matrice di prioritizzazione, ma ricorda che l'importanza di un compito dipende fortemente da diversi fattori. Se stai per completare un'attività che riguarda la soddisfazione del cliente, potrebbe essere molto urgente e prioritaria. Tuttavia, se si deve svolgere un compito per garantire un cliente più felice in futuro, potrebbe comunque avere alta priorità ma con bassa urgenza.
Perché dovresti usare una matrice di priorità?
In alcuni casi, quando si affrontano grandi volumi di progetti, può essere opportuno affidarsi a una struttura che possa aiutare a definire le priorità e concentrarsi sui progetti più urgenti e importanti. Ecco alcuni vantaggi che un individuo o un'organizzazione può ottenere utilizzando il modello di matrice di priorità.
- Favorisce il lavoro di squadra e l'efficienza del progetto, poiché i team possono comunicare meglio su cosa dare priorità.
- Il modello di matrice di prioritizzazione offre una visione chiara di problemi complessi, soprattutto quando diversi fattori influenzano una decisione.
- Questa matrice consente la discussione sui fattori essenziali e tiene tutti gli stakeholder aggiornati sul progetto.
- Identifica aree e compiti critici e urgenti su cui concentrarsi.
Come creare la tua matrice di priorità?
Ti basterà seguire circa cinque passaggi fondamentali per creare una matrice di priorità efficace. Consulta i seguenti passaggi:
1. Per prima cosa, devi identificare la segmentazione necessaria per categorizzare e dare priorità a ciascun lavoro in modo efficace. Dipenderà dall’azienda o da chi crea la matrice scegliere una segmentazione più ampia o più ristretta per il diagramma.
2. Identificare le categorie non sarà sufficiente, soprattutto per progetti più complessi che richiedono un riassunto dettagliato e specifiche. È importante essere più descrittivi e suddividere i tipi di lavoro in diverse categorie. Ad esempio, in un ufficio marketing ed eventi, è necessario essere specifici sulla conformità normativa prima di un evento. Invece di avere solo una sezione per la conformità normativa, puoi suddividerla in base ai tipi di permessi e alla loro urgenza.
3. Ora è il momento di disporre tutte le categorie di lavoro in ciascuna sezione della matrice. Ricorda che mentre mappi le categorie, stai classificando ogni attività in base all’urgenza. Puoi confrontare categorie di grado superiore con quelle di grado inferiore per capire meglio se la mappatura corrisponde alla priorità desiderata.
Devi anche tenere presente che la mappatura delle categorie deve raccogliere feedback da diversi stakeholder per ottenere un'approvazione unificata sulla collocazione di ogni categoria di lavoro nella matrice. Alcuni potrebbero non essere d'accordo con l'assegnazione delle categorie di lavoro, quindi devi considerare anche questo durante la creazione della matrice.
4. Prima di presentare la matrice di priorità, è utile testarla. Se non sei sicuro di come procedere, puoi utilizzare modelli o progetti recenti da cui basare la tua matrice. Successivamente, valuta se le priorità relative sono corrette e apporta le modifiche necessarie se lo ritieni opportuno.
5. Fai una versione finale e allinea la matrice con il management. Potrebbe volerci tempo per sincronizzare la leadership con la matrice di priorità. Puoi dimostrare come funziona la matrice nella pratica fornendo esempi al gruppo dirigente. Può essere una procedura complessa, ma è meglio mostrare la semplicità del processo e come la matrice migliorerà le prestazioni lavorative all’interno dell’organizzazione.
Esempi di Matrice di Priorità
I seguenti esempi sono due dei tipi più comuni di modelli di matrice di prioritizzazione. Naturalmente, come organizzazione, puoi aggiungere più sezioni se hai bisogno di mappare più categorie. Dai un'occhiata ad alcuni esempi qui sotto:
Matrice di Prioritizzazione 2x2
Questo modello è una delle tante matrici di priorità che aiutano i product manager a individuare le priorità. È ideale per chi guida iniziative e progetti che necessitano di una guida per valutare gli aspetti del progetto su cui il team deve concentrarsi per primi. La matrice 2x2 di solito ha quattro segmenti, che rappresentano diversi livelli di valore e sforzo. I quattro segmenti possono essere etichettati come segue:
- "Fallo dopo" ovvero quei compiti che sono ugualmente essenziali ma possono essere difficili da implementare.
- "Fallo adesso", ovvero quelle funzionalità di prodotto che sono vitali e facili da realizzare.
- "Non farlo" ovvero compiti su cui non vale la pena investire per ora.
- "Fallo quando c’è tempo" ovvero quegli aspetti di basso valore che possono essere recuperati in seguito.
Le etichette sopra menzionate sono solo suggerimenti e puoi cambiarle in base alle preferenze del tuo team.
Questo metodo è un modo rapido, semplice ed efficiente per i team di concentrarsi sulle funzionalità di prodotto che probabilmente saranno preziose per i clienti in relazione allo sforzo necessario per offrirle. Inoltre, questa matrice aiuta organizzazioni e aziende a stabilire dei confini sulle cose realistiche da affrontare e a sviluppare consenso e chiarezza sugli aspetti più critici per il successo.
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Metodo di Prioritizzazione 3x3
Questa matrice è chiamata anche struttura dei tre orizzonti. Man mano che le aziende e le organizzazioni crescono, a volte può essere difficile stare al passo con le innovazioni della concorrenza. Per mantenere lo slancio, le aziende devono bilanciare l’attività esistente con il potenziale di crescita. I tre orizzonti rappresentano le opportunità attuali e future che necessitano di investimenti significativi e idee per opportunità future che saranno un canale per progetti pilota ed esperimenti in nuove attività.
La matrice di priorità 3x3 viene generalmente utilizzata per riflettere strategicamente sulla situazione attuale e futura di un'organizzazione o azienda. Tuttavia, bisogna tenere presente che questa matrice non riguarda il “ora contro dopo”. Piuttosto, bisogna ciclicamente considerare la forza del business attuale, le opportunità che si sa porteranno successo in futuro, e quelle opportunità che si vuole esplorare ulteriormente.
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A parte tutte le questioni tecniche di questi esempi, è giusto anche scegliere il software più adatto per mappare il tuo diagramma. Puoi optare per il metodo tradizionale di tracciamento o guardare tra i numerosi modelli online da cui puoi trarre ispirazione. La tecnologia di oggi offre molte opzioni su come presentare i diagrammi. Puoi persino personalizzarli aggiungendo colori, immagini e adesivi per renderli più attraenti visivamente. Oltre ai modelli predefiniti disponibili online, puoi creare e progettare le tue matrici secondo le esigenze della tua organizzazione.
